Dicen que es el sueño de cualquier hombre, pero este sueño se ha vuelto realidad al menos para uno. Gracias a conocimientos básicos del estándar ISO 21500 sobre gestión de proyectos, una pareja anónima (veremos el porqué) ha utilizado esta herramienta para planificar y ejecutar su boda en 10 días.
Pregunta: ¿Cómo se os ocurrió utilizar la ISO 21500 para planificar vuestra boda?
Respuesta (ella): Nosotros vivimos en el extranjero, pero nos queríamos casar en España. El problema es que nuestras visitas deben ser muy rápidas, fugaces, porque donde estamos no tenemos los 15 días libres por boda, así que, digamos, tenemos que "ahorrar" días de vacaciones para poder irnos unos días de luna de miel. Él sabe de gestión de proyectos y me propuso todo esto.
Respuesta (él): Aunque no tengo certificados, conozco y he trabajado con estándares y marcos como ISO9000, ISO20000, ITIL®, PRINCE2... y la nueva ISO21500. Pensé que sería una buena idea utilizar ISO21500 para aprovechar lo máximo, ya que no podemos ir y venir todos los días... y era una buena oportunidad para leer la norma a fondo.
P: ¿Nos puedes dar una idea sobre cómo ha sido la experiencia?
R (él): Al principio nos costó porque yo soy de ciencias y ella es de letras, y yo nunca había explicado estos temas a nadie.
R (ella): Bueno, que sea de letras no significa que sea tonta.
R (él): Sí, pero tenemos diferentes formas de hacer las cosas y esto es un poco complejo de explicar, sin embargo lo cazaste todo a la primera, y eso que era el primer riesgo que teníamos que gestionar, jejeje.
P: Vamos, que también teníais un proceso de gestión de riesgos.
R (él): Por supuesto, los listamos en base a lo que nos contaron de otras bodas, y aún así nos salieron otros problemas... Gracias a ello, por ejemplo, tardamos 3 días en elegir restaurante, mitigamos ese riesgo haciendo sobre-documentación de algunos restaurantes de la zona, mirando precio, fotos y foros de internet.
R (ella): De esto me encargué yo, hice una lista de restaurantes candidatos, los llamé y planifiqué las visitas en dos días. Lo que más hice yo fue la planificación, planifiqué todo para que nos cupiera en 5 días: visitas a restaurantes, elección de las las invitaciones, mi prueba de peinado, compra de zapatos...
P: ¿Teníais un diagrama Gantt o similar?
R (ella): Sí, al principio, pero lo usamos sólo para hacer una lista de tareas, ya que iba a ser muy poco tiempo. Teníamos apuntado quién era el encargado de hacerlas y en qué momento tenía que hacerlo. Dividimos los 5 días en 3 partes: mañana, tarde y noche.
P: ¿Y la gestión de Stakeholders?
R (él): Sabíamos a la gente a la que íbamos a "molestar": mis padres y los suyos. Así podíamos delegar tareas, como la elaboración de la lista de invitados y la elección de mi traje [esboza una sonrisa]. Yo soy más sencillo...
R (ella): También delegamos la elección de los regalitos que se dan en las bodas, y a nuestras hermanas, la música, aunque para eso hay mucho más tiempo. Y en cuanto al resto... pensamos en los invitados, en su comodidad. Pero es nuestra boda [hace gesto de disculpa].
P: ¿Conocéis la gestión del alcance?
R (él): Creamos también una lista de requisitos que queríamos cumplir, y menos mal que somos gente sencilla... Desglosamos lo más importante: restaurante, vestimenta e invitados. No pusimos cosas que considerábamos superfluas, al fin y al cabo: teníamos 5 días. Si en adelante queríamos algo más, lo haríamos si tenemos tiempo, si lo podemos hacer "a distancia" o si lo podemos delegar. A partir de ahí creamos la lista de tareas que te decíamos antes.
P: ¿Y la gestión de costes? ¿Cómo lo habéis planteado?
R (él): Muy fácil, tenemos un presupuesto y de ahí no puede pasar.
R (ella): Repartimos ese presupuesto en varios mini-presupuestos: restaurante, fotógrafo, vestidos y "otros", por si se nos ocurría algo o tuviéramos algún contratiempo. Tuvimos que hacer malabares con alguna cosa, pero no salió mal.
P: ¿Cómo habéis gestionado los recursos?
R (él): Casi todo está hecho en listas, en un excel. Diferenciamos dos tipos de recursos: para la boda y para esos 5 días. Para la boda básicamente es el presupuesto y los padres, a los que podemos delegar algunas cosas. Para esos 5 días era fácil: un coche y un teléfono móvil con saldo. Lo difícil podría haber sido conseguir el coche, pero tuvimos suerte.
P: Supongo que la gestión de calidad...
R (él): No, eso sí que no hemos hecho. Bastante teníamos como para hacernos auditorías a nosotros mismos...
P: Bueno, no es sólo eso.
R (él): Lo sé, pero con tener la lista de tareas y su estado nos valía. No hacía falta informes [ríen los dos].
P: Vamos, entonces gestión de integración era bastante difícil.
R (él): Sí, pero integramos bien el equipo y coordinamos bien las tareas, no lo llevamos con rigidez pero creo que hubo menos problemas de coordinación entre personas (nuestros padres) y tareas de lo que esperábamos. No obstante, su hubiera algún cambio en lo que sea, nosotros somos los que finalmente tenemos que decidir, a menos que sean cosas pequeñas, como si es mejor regalar espejitos o alfileres a las mujeres en la boda.
P: ¿Algún plan de comunicación?
R (él): El plan es delegar la mayoría, con seguimiento semanal [carcajada] por si acaso se les olvida.
R (ella): Mis padres se lo comunican a mi familia y les entregan las invitaciones, sus padres a la suya, y nosotros a nuestros amigos.
P: ¿Creéis que habéis aprendido ISO 21500? ¿O gestión de proyectos?
R (ella): Hemos utilizado lo que nos ha servido, tal vez no la hemos aprovechado al máximo, pero siempre se aprende algo.
R (él): Yo conocía conceptos, y algunos proyectos sencillos ya he llevado. Pero lo importante es que he leído la norma y la hemos aplicado lo mejor que hemos podido. Tal vez algo un poco más ágil nos hubiera servido más, pero quería conocer la norma, y aprovechando el momento, la he leído a fondo.
Después de esa charla en tono medio broma, mi conclusión es que ahora ya lo tienen bien claro; os felicito tanto por vuestra boda como por la labor que habéis conseguido hacer.
Espero que esto sirva de ejemplo de uso, y si los dos respondéis "sí" al cura en septiembre (espero que sí), que sirva como caso de éxito. Y si después de publicar esta charla os suena el teléfono, no dudéis de que puede ser otra pareja que busque vuestro consejo.
