La documentación de todo sistema de gestión es lo primero que mira e auditor a la hora de realizar una auditoría. Esto se conoce como la primera fase de la auditoría, y es filtro para la segunda fase, que es la visita del auditor a la oficina o complejo físico donde se realizan las actividades de la organización a certificar.
Con este primer párrafo, dejamos en evidencia la importancia de tener una documentación bien formada del sistema de gestión, pues toda norma o estándar ISO a certificar tiene unos requisitos que se deben cumplir, y a los que se añaden dos que están, muchas veces, implícitos:
- Los documentos deben ser comprensibles por todos los miembros de la organización, y consistentes en su formato, para una buena legibilidad.
- Toda la información relevante, y sólo la información relevante, debe estar documentada, de tal forma que pueda ser accesible para todo miembro de la organización.
A todo esto, personalmente agregaría que el contenido debe estar escrito de forma clara y concisa, sin ambigüedad ni dudas, y de forma lo más compacta posible, para mejorar no sólo la legibilidad, sino también la comprensión. Es un criterio de calidad al que siempre intento apelar cuando hacemos consultoría o ingeniería inversa de software antiguo (o nuevo). El objetivo es siempre mejorar el conocimiento de las personas, que es el factor clave de toda organización.
He querido dedicar algunos post, entre ellos este primero que sirve de introducción, a la gestión de la documentación de TI, aprovechando que el próximo jueves 24 de Julio de 2014 tiene lugar un foro itSMF de Saar (Alemania) que se centra en la documentación de TI, donde habrá dos charlas.
La primera charla se llamará "Documentación de TI integrada" ("Integrierte IT-Dokumentation"), por Manuela Reiss, CEO de Dokuit y autora de "Guía práctica para la documentación de TI" ("Praxisbuchs zur IT Dokumentation"). En su charla nos hablará de cosas tan interesantes como los típicos problemas de la documentación de TI, del establecimiento de un sistema de gestión documental y de los requisitos de documentación de la ISO22301.
La segunda charla será un ejemplo práctico de la herramienta QuadrixShare de la empresa ZWF, y será presentada por Nora El Fayoumi, gestora de cuentas de ZWF.
Estaremos atentos sobre las conclusiones a las que llegan las ponentes en sus respectivas charlas, y sacaremos nuestras propias conclusiones.
